Marre des horaires imposés ? Fatigué de subir les bouchons sur la route ? Lassé de travailler pour enrichir les autres ? Tu rêves de quitter le salariat et de gagner de l’argent en restant chez toi ? Liberté et flexibilité sont les deux piliers de ta vie ? Tu es formé ou expérimenté en tant que secrétaire de direction ?
As-tu déjà pensé à devenir assistant virtuel ?
Dans un monde de plus en plus digitalisé, l’assistant virtuel peut-il tirer son épingle du jeu ? Que fait-il concrètement ? Comment le devenir ? Est-ce bien payé ?
Tu l’as bien compris, ici nous ne parlons pas d’intelligence artificielle ni d’assistant vocal comme Cortana ou Alexa, mais bien d’une nouvelle façon d’exercer les métiers du secrétariat.
Je fais le point pour toi dans cet article.
Pourquoi devenir assistant virtuel ?
Être son propre patron, ça a l’air cool. Si tu réfléchi à ce projet depuis un certain temps, tu en as déjà perçu quelques avantages. Tour d’horizon des plus courants :
- Le choix des missions. Si tu adores créer des visuels, mais que la téléprospection t’angoisse, propose uniquement les services en accord avec ta personnalité. Tu n’en seras que plus efficace !
- Le choix des clients. Tu as une passion ? La High Tech, le développement personnel ou la mécanique ? Tu peux choisir de t’adresser seulement aux professionnels de ce secteur.
- La planification des horaires. Tu gères ton agenda à ta manière. C’est très pratique pour équilibrer ta vie privée avec ta vie professionnelle. Tu peux choisir de travailler à temps plein ou partiel, ou en dehors des horaires de bureau. Ce sera TON propre choix en fonction de ton épanouissement personnel.
- La mise en avant de tes talents. Tu possèdes des aptitudes spécifiques ? Tu es bilingue ? Tu es expérimenté en tant qu’assistant médical ? Profite de ces atouts pour te spécialiser.
- La fixation des tarifs. Tu décides seul du prix que tu annonces à tes clients. Libre à toi de partir sur un tarif horaire ou plutôt des forfaits. En plus, tu t’augmentes dès que tu sens que ton expérience le justifie.
Devenir assistant virtuel, c’est faire des choix ! Cette liberté ne t’effraie pas ? Alors continuons.
Tu rêves de quitter le salariat et de gagner de l’argent en restant chez toi ? Liberté et flexibilité sont les deux piliers de ta vie ?
Un métier modulable selon ta personnalité
Métier relativement nouveau en France, tu te demandes sûrement quelles missions assure un assistant virtuel ? En fait, ses tâches sont essentiellement les mêmes que celles d’un ou une assistant(e) de direction traditionnel(le), à savoir :
- Gestion d’agenda et d’emails,
- Contacts fournisseurs,
- Service client,
- Recherches sur Internet,
- Saisie de données,
- Travail administratif,
- Prise de rendez-vous,
- Suivi de dossiers,
- Passage de commandes,
- Appels téléphoniques,
- Organisation d’événements…
Par ailleurs, ce professionnel ajuste son offre en fonction de sa formation, de son expérience, de ses compétences et de ses affinités. Plutôt sympa de se concentrer sur ce qu’on aime, non ?
Côté technique, il manipule les outils bureautiques, Word, Excel et les présentations PowerPoint, comme un expert ! Et il est aussi très à l’aise sur le web. D’ailleurs, tu peux lire sur le blog Assistante Plus, les nouvelles exigences du métier. Celles-ci sont valables autant pour les secrétaires externalisées que celles exerçant sur site.
Mais qui sont les clients des assistants virtuels ?
Ce sont souvent des entrepreneurs dont l’activité est en phase de croissance. Ils sont très sollicités. Leur principale préoccupation est de gagner du temps pour développer correctement leur business. Leurs besoins en télésecrétariat sont limités à seulement quelques heures par jour ou par mois. Alors, plutôt que d’embaucher un salarié, ils préfèrent externaliser. Les avantages pour eux sont simples :
- Pas de salaire,
- Peu ou pas de charge salariale,
- absence de bureau,
- Grande flexibilité,
- Gain de temps.
Côté prestataire, cette collaboration requiert la maîtrise des outils digitaux et collaboratifs. Il est d’autant plus important de maintenir une communication fluide avec un client à distance. La Suite Google, Trello, Keepass et bien d’autres applications devront devenir tes meilleurs amis !
Quelles sont les missions à distance les plus courantes ?
En tant que professionnel du digital, devenir assistant virtuel signifie maîtriser aussi bien la gestion administrative que les métiers du web. Parmi les compétences recherchées, la relation client et la communication sur le web sont les plus demandées :
- Gestion des réseaux sociaux : modération de communauté sur les réseaux sociaux, réalisation de visuels, programmation de posts, réponses aux commentaires, création de publicités ou encore promotion de pages ou de comptes.
- Transcription de vidéos ou de podcasts : résumer un podcast ou une vidéo pour agrémenter un blog. Rédiger les sous-titrages de vidéos pour améliorer leur référencement sur les moteurs de recherche.
- Rédaction d’articles: tâche relativement chronophage, l’écriture d’articles est souvent déléguée, d’autant plus si elle doit être optimisée.
- Promotion d’un site web : interagir avec d’autres blogs dans le but de nouer des relations professionnelles et de générer du trafic.
- Relecture d’articles ou de publications : les assistants sont amenés à relire, corriger et apporter des améliorations à des contenus écrits. Il peut s’agir de posts sur les réseaux sociaux ou de billets de blog par exemple.
Devenir assistant virtuel : quel statut choisir ?
Tu es prêt à te lancer ? Voici quelques pistes pour t’aider dans le choix du statut juridique.
Mis à part la micro-entreprise, déjà abordée dans un précédent article, plusieurs autres options s’offrent à toi pour devenir assistant virtuel :
1/ Créer une EIRL. Ce statut, cumulable avec celui de la micro-entreprise, a pour intérêt principal de protéger le patrimoine personnel.
- Avantages :
- Formalités de création simples,
- Limitation de la responsabilité,
- Possibilité d’opter pour l’impôt sur les sociétés.
- Inconvénients :
- Déclaration d’affectation de patrimoine (pour protéger les biens personnels) éventuellement coûteuse en temps et en argent.
- Dans le cadre de l’IS, les revenus et les dividendes sont imposables.
- Selon le régime d’imposition, tenue d’une comptabilité complète potentiellement obligatoire.
- Montant des cotisations sociales calculé sur le bénéfice de l’année précédente, avec un montant minimum même si le CA est de 0 €.
- Affiliation à la sécurité sociale des indépendants.
2/ Créer une société unipersonnelle : EURL ou SASU. La principale différence entre ces deux types se trouve dans le régime social. Le gérant de l’EURL est non salarié. Le président de la SASU est assimilé salarié. Le premier bénéficie d’un revenu plus conséquent. Le second profite d’une meilleure protection sociale.
- Avantages :
- Dans les deux cas, responsabilité des dirigeants proportionnelle au montant des apports.
- Toutes deux permettent de bénéficier du régime de l’IS ou de l’IR.
- Inconvénients :
- Formalités administratives relativement lourdes,
- TVA facturée,
- Tenue d’une comptabilité complète obligatoire.
3/ Choisir le portage salarial : c’est un compromis entre le salariat et la création d’entreprise. Ce modèle s’appuie sur la conclusion de deux contrats. D’un côté, le contrat de portage régit la relation entre le « porté » et la société de portage. De l’autre côté, le contrat de prestation est conclu entre la société de portage et l’entreprise cliente.
- Avantages :
- Même protection qu’un salarié,
- Liberté du choix des clients,
- Participation à une communauté.
- Inconvénients :
- Montant des charges salariales proportionnel à celui d’un contrat de travail, auquel s’ajoutent les charges patronales et le taux de gestion de la société de porta
- Contrat de portage salarial, à durée déterminée ou indéterminée, obéissant au droit commun en matière de rupture.
Parmi les formules « sécurisées », le portage est sans doute la plus courante. Il existe également des couveuses et des coopératives d’entreprise. Leur principal avantage est de pouvoir tester son activité dans un cadre rassurant.
Tu as encore des doutes ? Jettes un œil sur bpifrance-creation. Tu y trouveras pleins d’informations, des infographies et un rapide questionnaire pour t’aider à choisir.
En tant que professionnel du digital, devenir assistant virtuel signifie maîtriser aussi bien la gestion administrative que les métiers du web.
À quel revenu prétendre en tant qu’assistant virtuel ?
Devenir assistant virtuel te tente toujours ? Abordons la question délicate du revenu.
Concrètement, le sous-traitant fixe lui-même son taux horaire. À la fin du mois, il calcule son chiffre d’affaires. Il en déduit ensuite les charges de l’URSSAF et la Cotisation Foncière des Entreprises pour obtenir sa rémunération finale.
Pour te donner une idée, une secrétaire indépendante propose bien souvent ses services à un tarif horaire situé entre 25 et 35 €. À toi de faire le calcul en sachant qu’un freelance ne facture pas forcément 151 h de travail par mois. Il peut avoir des périodes creuses. Il doit aussi se garder du temps pour prospecter. Le tarif annoncé doit également tenir compte des périodes de congés…
Toujours motivé ? Passons aux qualités d’un bon assistant virtuel.
Quelles qualités avoir pour devenir assistant virtuel ?
- Savoir communiquer
Nouveau client, nouveau prestataire, chaque partie se demande à quoi s’attendre et surtout s’il a fait le bon choix. Une confiance mutuelle est primordiale pour des échanges constructifs et une externalisation réussie. Un sous-traitant qui communique aisément sur l’avancée d’un projet est rassurant.
- Savoir créer un lien de confiance
Écouter et interroger pour identifier clairement les besoins de son interlocuteur, c’est primordial. Aussi, le client donne souvent accès à sa messagerie, à son site internet, à ses réseaux sociaux et à toutes autres informations confidentielles. L’assistant doit toujours se montrer discret et digne de confiance.
- Être force de proposition
Un entrepreneur sollicite une secrétaire pour lui déléguer certaines tâches. Il n’est pas exclu de proposer des améliorations pour faciliter le travail au quotidien.
- Être débrouillard
Savoir trouver des réponses par soi-même est un réel atout pour devenir assistant virtuel. Les personnes qui font appel à une aide administrative à distance sont souvent très occupées. Elles apprécient de travailler avec des professionnels autonomes.
- Être flexible et disponible
Un assistant virtuel efficace répond à son client dans des délais raisonnables. Il s’adapte à ses contraintes dans la limite du convenable.
- Être fiable
Respect des consignes et des engagements sont essentiels à une relation professionnelle sereine. Cette qualité est très appréciée dans les métiers de l’assistanat.
- Avoir une bonne gestion du temps
En principe, être productif nécessite de se concentrer uniquement sur une seule tâche à la fois. Pourtant, la nature même du métier d’assistant virtuel est de jongler entre diverses missions et plusieurs clients. Il doit s’organiser de manière optimale.
Comment devenir assistant virtuel ?
Devenir assistant virtuel te permet de travailler depuis ton domicile. À l’instar de tout métier, la crédibilité de l’adjoint est renforcée par sa formation en secrétariat et son expérience professionnelle. Si tu souhaites suivre une formation, le BTS Support à l’Action Managériale correspond aux nouvelles exigences du métier. Sinon, un BTS Assistant de Direction ou Assistant Manager, quelques années de pratique et une formation au web suffisent à se lancer.
Je te conseille de faire un point préalable sur tes compétences et sur les besoins du marché pour bien définir ton offre. En mettant en avant tes talents, tu te démarques auprès de tes prospects.
Trouver les premiers clients
Dans un premier temps, intégrer des plateformes d’indépendants est une option stratégique. En acceptant des missions peut-être peu valorisantes, l’assistant virtuel débutant collecte des avis positifs. C’est essentiel pour se forger une bonne réputation sur la toile. Les missions plus captivantes arriveront par la suite !
Mets-toi à la place d’un entrepreneur en quête d’une secrétaire à distance. Son premier réflexe est de vérifier les retours des autres clients. En cumulant les évaluations positives, l’assistant augmente progressivement son taux horaire.
Grâce à Codeur.com, Upwork ou 404 Works, tu lances son activité assez facilement.
Une autre possibilité est de miser sur les réseaux sociaux. Être visible sur le web est forcément un atout qui rassure. Parler de ton activité, des qualités d’un bon assistant et de ton expérience sont un moyen de démontrer ton expertise.
Réussir dans le métier
Internet va vite. Durer en tant qu’assistant personnel virtuel requiert une veille constante sur les innovations du métier et sur les concurrents. Toujours être à jour des dernières applications et pratiques est la clé du succès. Alors, te former constamment, tu devras !
En résumé,
Même si devenir assistant virtuel offre la possibilité d’exercer totalement à distance, il n’en demeure pas moins une profession à part entière. Métier en plein essor et épanouissant, ce qui commence comme un complétement de revenus, peut rapidement évoluer vers une activité principale !
N’hésite pas à consulter d’autres articles de mon blog en cliquant ici.
